سرتان که شلوغ می‌شود مدیریت کارها و زمان بسیار اهمیت پیدا می‌کند! در این نوشته روش Get Things Done (GTD) را به عنوان یک روش بسیار آسان و کارآمد برای مدیریت همه مسائل زندگی معرفی می‌کنیم. از کارهای روزمره مثل خریدها گرفته تا پروژه‌های بزرگ مربوط به شغل یا پیشرفت شخصی‌تان که می‌خواهید انجام دهید. فلسفه این روش بسیار ساده است “ذهن انسان برای به خاطر سپردن ساخته نشده است، برای خلاقیت آفریده شده است“. دفترچه یادداشت می‌تواند تمامی مسائل شما را نگه دارد و ذهنتان برای خلاقیت آزاد شود. اما چطور در دفترچه یادداشت همه مسائل را به شکل مطمئنی یادداشت کنیم؟ روش GTD پاسخی به این سوال است.
در صورتی ذهن شما از فهرست کارها آزاد خواهد شد که آنها را به سیستمی قابل اعتماد بسپارید. روش GTD یکی از روشها خلق شده برای انجام این کار است که تمامی مسائل زندگی شما را در 5 لیست نگهداری می‌کند. البته نگهداری و بررسی مسائل زندگی در این لیست‌ها نیاز به 15 تا 30 دقیقه در روز و 1.5 ساعت در هفته رسیدگی دارند (اگر شما مدیرعامل یک شرکت باشید!)، اما با اختصاص این زمان، هیچ کاری فراموش نمی‌شود، همه کارها مدون و به بهترین وجه پیگیری می‌شود و ذهن شما برای خلاقیت آزاد خواهد شد.
برای هر ورودی که در ذهن شماست، یا به شما سپرده می شود، روند زیر را انجام دهید و سوالات زیر را بپرسید تا هر موضوع به یک لیست ختم شود.
سوالاتی که باید بپرسید و پاسخ‌های آنها:
- آیا موضوع الان قابل انجام است؟ اگر بله برو سوال بعدی! اگر خیر، قابل انجام نیست، پس سه حالت دارد یا
- اگر قصد دارید در آینده، سر فرصت و در زمان مناسب انجام دهید، آنرا در لیست “لیست شاید روزی” قرار دهید.
- اگر نوشته یا مستندی که روزی به کار می‌آید، آن را به سیستم نگهداری و مدیریت مرجع بسپارید (آن خودش سیستم دیگری است که روزی برایتان خواهم نوشت! 😊 ، فعلا یکی برای خودتان خلق کنید، مثلاً زونکن‌هایی به ترتیب حروف الفبا یا ….)
- اگر غیر اینهاست و بی‌اهمیت! مسئله را دور بیندازید!!
- آیا زیر دو دقیقه قابل انجام است؟ اگر هست “انجام بده” و لازم نیست در هیچ فهرستی نوشته شود! اگر نیست برو بعدی
- آیا برای انجام کامل این کار نیاز به بیش از دو قدم است؟ اگر آری پس عنوان کار را به “فهرست پروژه” اضافه کن و حداکثر دو تا سه قدم اول پروژه را به کارهایی ورودی اضافه کن و با همین سیستم آنها را ارزیابی کن! اگر نه، برو بعدی
- آیا قابل کارسپاری به دیگران است؟ اگر آری، کارسپاری کن و برای پیگیری های بعدی در “فهرست کارسپاری” اضافه کن. اگر خیر، برو بعدی
- آیا مثل یک قرار ملاقات، زمان مشخصی دارد؟ اگر آری، آن را به “تقویم” اضافه کن و اگر نه برو به آخرین قدم
- آن را به فهرست “در اولین فرصت اضافه کن“
روزانه 15 دقیقه تا نیم ساعت این فهرست ها را به روز رسانی کن و هفته ای یک ساعت و نیم هم!
حالا حداقل ذهنتان از کارهایی که می‌خواهید بکنید، راحت شده و در 5 فهرست همه چیز را دارید. فقط مانده انجام کارها 😊
